aaff adviseert niet alleen over nieuw softwarepakket, maar implementeert ook

De naam Kenta Industrial Tools & Service mag dan pas zes jaar oud zijn, het bedrijf erachter bestaat al langer. In 2019 splitste Kenta zich af van Talen Machines, dat in Staphorst al een halve eeuw houtbewerkingsmachines verkoopt en onderhoudt. Tot die tijd stond het complete productaanbod op de site van Talen. “Door de groei van de grote machines en installaties bleven de gereedschappen, de keuring en de reparatie achter. Zodoende hebben we de activiteiten gesplitst, om beter te kunnen focussen. Nu ze de aandacht krijgen die ze verdienen, is de omzet van handgereedschappen fors gestegen.”

Doelgroep van Kenta zijn vooral zzp’ers, productiehallen en timmerwerkplaatsen. Deels in de industrie, deels in de bouw. Merkt Niklas iets van de stagnerende bouw? “Ik moet zeggen dat het nog wel meevalt. Het is een paar jaar geleden, met name tijdens de coronaperiode, drukker geweest dan nu. Maar we hebben gelukkig nog steeds heel veel te doen.”

‘aaff denkt goed mee’

‘Al een jaar of dertig, veertig’ moet er een relatie zijn met het accountantskantoor dat nu aaff heet, schat Niklas. “Waarom? We hebben vaste contacten in de personen van directeur Rudi Nijs en senior klantbeheerder Jeroen Scheffer. Zij komen regelmatig langs en zijn makkelijk bereikbaar: even een mailtje heen en weer of een belletje. En aaff denkt goed mee. Door het jarenlange contact zijn ze goed op de hoogte over hoe wij over bepaalde zaken denken.” 

Migratie naar nieuw softwarepakket

Naast de administratieve taken fungeert aaff als adviseur. “Hoe kunnen we dingen beter aanpakken? Wat zijn handige investeringen, bijvoorbeeld op het gebied van auto’s? Wanneer is er subsidie beschikbaar? Daar ondersteunt aaff ons in.” En ook in de migratie naar een nieuw softwarepakket voor de boekhouding en het voorraadbeheer. “Toen we vijf jaar terug zijn gestart, was het vorige pakket prima. We hadden nog niet zoveel producten in het systeem staan. Vooral het voorraadbeheer is reden geweest om over te stappen.” 

ICT scan

Ook hiervoor komt aaff met een advies, na een ICT-scan die laat zien wat goed gaat en wat beter kan. De keuze valt op Exact Online. “Bij aaff werken ze ook met Exact Online. Je kunt wel een pakket aanschaffen dat onbekend is voor aaff, maar het moet van twee kanten goed werken.” Voor de implementatie komt IT-consultant Dennis Brouwer om de hoek kijken. Hij rekent resoluut af met de verzuchting van elke ondernemer die van pakket verandert: waar ben ik aan begonnen? “Dat hebben we bij de start inderdaad heel even gedacht”, zegt Niklas met een lachje. “Maar Dennis heeft alles heel zorgvuldig in gang gezet. Hij heeft het samen met ons stapje voor stapje gedaan.” Wekelijks was er een Teamsmeeting om de voortgang te monitoren. Administratieve medewerkers volgden een training. Na een generale repetitie gaat het pakket live. 

Efficienter factureren en inkopen

Twee maanden verder doet het pakket wat het moet doen. “Vooral op het gebied van voorraadbeheer. En ook qua administratie is Exact Online verder doorontwikkeld dan het vorige. We kunnen eenvoudiger, sneller en efficiënter factureren en inkopen. Iedereen kan er al heel goed mee overweg. Natuurlijk heb je altijd je opstartproblemen. Maar als er een vraagje was, stond Dennis of een collega paraat om meteen een probleem te tackelen. We hebben nog wekelijks contact. Het is zó’n uitgebreid pakket. Dennis zit er ook heel kort op. Hij draagt zelf dingen aan: hoe kunnen we het pakket nog beter maken of efficiënter inrichten? De basis is goed neergezet, we kunnen nu gaan optimaliseren.”

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wil jij meer informatie over de keuze van een boekhoudpakket en de inrichting ervan? Neem contact op met de IT consultants van aaff.