Bedrijfsauto in de salarisadministratie: de hoofdzaken

Privégebruik en bijtelling auto van de zaak

Heeft een van je werknemers een auto van de zaak en mag hij die ook privé gebruiken? Dan geldt meestal een bijtelling op het salaris, gebaseerd op een percentage van de cataloguswaarde. Als werkgever betaal je over deze bijtelling premie werknemersverzekeringen. Rijdt je werknemer op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé, dan vervalt de bijtelling.

Administratie: wat moet je vastleggen?

Van elke auto van de zaak moet je als werkgever een aantal gegevens vastleggen in de salarisadministratie. Het gaat dan om:

• naam van de werknemer;
• kenteken en cataloguswaarde van de auto;
• eigen bijdrage werknemer (indien van toepassing);
• datum terbeschikkingstelling;
• gebruikersovereenkomst met afspraken over het gebruik van de auto.

Bijtelling bij meerdere bedrijfsauto’s

Als een werknemer meerdere auto’s ter beschikking heeft die hij ook privé rijdt, geldt een bijtelling voor alle auto’s waarmee hij (of een gezinslid) rijdt. Heeft hij wel meerdere auto’s ter beschikking, maar is hij het enige gezinslid met een rijbewijs, dan wordt alleen de auto met de hoogste cataloguswaarde bijgeteld.

Geen bijtelling?

Bij geen privégebruik kan de bijtelling achterwege blijven, mits dit goed wordt vastgelegd met een gebruikersovereenkomst en een sluitende kilometeradministratie. Wel moet in de loonaangifte dan nog steeds worden vermeld dat de werknemer een auto tot zijn beschikking heeft. 

In een sluitende kilometeradministratie moet je werknemer, naast het kenteken van de auto en de periode van terbeschikkingstelling, per rit de volgende gegevens vastleggen:

• datum van de reis en doel van de rit;
• naam van de bestuurder;
• beginstand en eindstand van de kilometerteller;
• begin- en eind adres;
• gereden route als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route.

Heeft je werknemer een auto ter beschikking en kiest hij er zelf voor om deze niet privé te gebruiken? Dan kan hij bij de Belastingdienst een Verklaring ‘geen privégebruik auto’ aanvragen. Met zo’n verklaring is de werknemer wel zelf verantwoordelijk voor de administratie. Kan hij achteraf niet aantonen dat hij de auto alleen zakelijk gebruikt? Dan kan de Belastingdienst jou als werkgever geen naheffing sturen. De naheffing (inclusief sociale verzekeringspremies) wordt dan opgelegd aan de werknemer.

Voorkomen bijtelling bij bestelauto’s

Voor bestelauto’s zijn er extra mogelijkheden om bijtelling te voorkomen, bijvoorbeeld bij afwisselend gebruik door meerdere werknemers of met de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik.

Tip
Bewaar alle relevante documenten digitaal, zodat je bij controle alles snel kunt aantonen.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Heb je vragen over het registreren van je bedrijfsauto's in de salarisadministratie? Neem contact op met onze specialisten. We denken graag met je mee.