Gebr. De Hollander digitaliseert: ‘Ik heb niks hoeven doen’

Van een grote autodealer met meerdere vestigingen kwam Angela Roelandse op de boekhouding bij Gebr. De Hollander terecht. Niet alleen een compleet andere omgeving, maar ook een andere manier van administreren. “Veel ging hier nog handmatig. Elke week moest ik met de hand nog de betalingen voor de bank invoeren.” Het was ‘wel enigszins ouderwets’, zegt Angela voorzichtig. Maar inmiddels is Gebr. De Hollander ook administratie-technisch up-to-date: met hulp van aaff is alles gedigitaliseerd.

Officieel werkt Angela twee dagen per week als administratief medewerkster bij het bedrijf in Hazerswoude. “Maar dat lukt niet altijd. Sinds we de administratie in de cloud hebben, kan ik er ook thuis bij. Dan is het weleens verleidelijk om vanuit huis nog een paar factuurtjes te versturen”, zegt ze met een lach. Ook voor die tijd hield ze zich niet altijd aan die twee dagen. Noodgedwongen weliswaar. “Ik had aan de dinsdag en de donderdag niet genoeg om de boekhouding af te krijgen. Vandaar dat we zijn gaan kijken naar een manier om tijd te besparen.”

Wat adviseren jullie?

Gebr. De Hollander in Hazerswoude verwijdert asbest, zit in de grond-, weg- en waterbouw en doet metselwerk. Veel handwerk dus, en dat gold ook voor de boekhouding op kantoor. “Elke week voerde ik nog zelf betalingen voor de bank in. In mijn vorige baan bij een grote autodealer met meerdere vestigingen was de administratie centraal geclusterd. Facturen die binnenkwamen werden daar allemaal digitaal verwerkt. Zij waren veel verder in digitalisering. Vandaar dat ik het heb aangezwengeld om de boekhouding te digitaliseren. We hebben die vraag bij aaff neergelegd, ons accountantskantoor: wat adviseren jullie? Daar is toen uitgekomen dat Exact voor ons de beste optie was. Nee, we hebben niet meer ergens anders geïnformeerd. aaff is beter op de hoogte van boekhoudprogramma’s dan wij.”

De hele implementatie uit handen

Eind vorig jaar ging de transitie van start, onder regie van Rutger van den Noort, senior IT consultant en senior klantbeheerder Eelco Storre. Angela: “Rutger heeft voor de hele implementatie gezorgd. Ik heb weinig tot niks hoeven doen. Hij heeft op kantoor laten zien hoe alles in zijn werk gaat.”

De gewenning ging boven verwachting, kijkt ze terug. “Ik vind het zelf fijn als ik aan iets nieuws begin, dat ik puntsgewijs opschrijf wat je moet doen. Oh ja, dat ging zus of zo. Ik ben er steeds meer in thuis. Maar de btw-aangifte bijvoorbeeld doe je maar één keer per maand. Dan is het al gauw: hoe ging het ook alweer? Die eerste paar keer heb ik voor de zekerheid toch maar even overlegd met Rutger. De keer erna heb ik het zelf gedaan.”

Korte lijnen bij vragen

Ook in andere gevallen kon Gebr. De Hollander terugvallen op aaff. “Ik stuurde een mailtje of belde. Ik kon altijd met mijn vragen terecht bij Rutger. Dan keek hij meteen even mee op het scherm. Het werd elke keer netjes opgelost. En ik kan nog steeds met vragen bij hem terecht. Vooral dat vind ik fijn, dat het rechtstreeks gaat.”

Veel mogelijkheden

Nu het pakket een paar maanden draait, voldoet het aan de belangrijkste eis van Angela. En dat is tijdwinst. “Met een digitaal pakket kun je veel tijd besparen. Op zich is Exact een heel uitgebreid programma. Er kan heel veel mee. Op sommige punten kun je echt ontdekkingen doen. Maar het is niet zo dat we het ook gaan gebruiken om er managementinformatie uit te halen. Dat je zaken als het resultaat of het banksaldo nu in één oogopslag ziet, is voldoende voor ons.”

Haar ervaringen moeten een stimulans zijn voor ondernemers die nog twijfelen aan een digitale boekhouding, zegt ze zelf. “Ik kan het iedereen aanraden. Ik ben er heel blij mee dat we het hebben gedaan!”

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wil je meer informatie over onze dienstverlening? Neem vrijblijvend contact op met de adviseurs van IT Consultancy