Hoe bereken je de kostprijs van je personeel?

Kostprijs personeel berekenen: zo werkt het

Wil je weten wat een medewerker je werkelijk kost? Dan moet je verder kijken dan het brutoloon. Naast salaris betaal je ook werkgeverslasten, pensioenpremies en andere personeelskosten. Door deze kosten af te zetten tegen het aantal productieve uren, bereken je de kostprijs per uur.

In het kort:

1. Breng alle personeelskosten in kaart.
2. Bereken het aantal productieve uren.
3. Deel de totale kosten door het aantal productieve uren.
4. Voeg eventueel een winstopslag toe voor je uurtarief.

Wat is het verschil tussen bruto loon, netto loon en loonkosten?

Op een loonstrook zie je het brutoloon en het nettoloon. Voor jou als werkgever zijn vooral de totale loonkosten belangrijk.

• Brutoloon: het salaris vóór belastingen en premies.
• Nettoloon: het bedrag dat je medewerker ontvangt.
• Totale loonkosten: brutoloon plus werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenpremies en andere verplichte bijdragen.

Tabel: Personeelskosten: bruto, netto en totale loonkosten

Gemiddeld liggen de totale loonkosten vaak tussen 125% en 135% van het brutoloon. Dit percentage verschilt per cao, pensioenregeling en sector. Controleer daarom altijd de actuele situatie binnen je eigen bedrijf.

Vergeet de verborgen personeelskosten niet

De werkelijke kosten van personeel bestaan uit meer dan alleen de posten op de loonstrook.

Denk bijvoorbeeld aan:

• ziekteverzuimverzekering;
• arbodienstverlening;
• reiskosten en autokosten;
• onkostenvergoedingen;
• scholingskosten;
• kantinevoorzieningen;
• personeelsactiviteiten.

Neem deze kosten mee in je berekening. Anders valt je kostprijs per uur te laag uit.

Bereken het aantal productieve uren

Een fulltime medewerker werkt meestal tussen de 38 en 40 uur per week. In dit voorbeeld rekenen we met 40 uur per week. Dat komt neer op 2.080 verloonde uren per jaar.

Niet alle verloonde uren zijn beschikbaar voor klanten of opdrachten. Trek daarom eerst de niet-aanwezige uren af, zoals:

• vakantiedagen;
• feestdagen;
• ziekteverzuim;
• bijzonder verlof;
• afspraken bij artsen of specialisten onder werktijd.

Van de aanwezige uren is vervolgens ook een deel niet-productief. Bijvoorbeeld:

• werkoverleggen;
• opleidingen;
• administratie;
• acquisitie;
• niet-declarabele reistijd;
• inefficiëntie of herstelwerk.

Wat overblijft zijn de productieve uren: de uren die je kunt doorberekenen aan klanten.

Voorbeeld: kostprijs personeel per productief uur

Bij een consultancybureau heeft Jan heeft een brutosalaris van € 4000. De totale loonkosten van Jan zijn € 5164. De overige personeelskosten die aan Jan toe te rekenen zijn bedragen € 336. De totale kosten van Jan zijn € 5500 per maand. Op jaarbasis kost Jan € 66.000.

Jan werkt 40 uur per week, dus 2.080 uur per jaar wordt verloond. Hij heeft 30 vakantiedagen, dus 240 uur. We gaan uit van 56 uur aan feestdagen per jaar. Het gemiddelde ziekteverzuim bij het consultancybureau is 3%, dus 62 uur per medewerker per jaar. Overig verlof stellen we op 22 uur; de niet-aanwezige uren zijn dan in totaal 380 uur. Het aantal aanwezige uren bedraagt 2.080 minus 380 is 1.700 uur.

Gemiddeld is Jan per werkzame week voor 85% productief, dus het aantal productieve uren is dan 1.445 uur per jaar. De kostprijs per productief uur van Jan is dus € 66.000 : 1.445 uur is € 45,67.

In de praktijk zien we nog weleens dat de kostprijs wordt berekend als € 66.000 : 2.080 uur is € 31,73. Het mag duidelijk zijn dat je met deze foutieve berekening jezelf behoorlijk benadeelt. In dit geval zou het – alleen al voor Jan - een jaarlijks verlies opleveren van 1.445 uur x € 31,73 is € 45.850 minus € 66.000, dus € 20.150.

Praktische tips voor een beter uurtarief

Wil je een realistisch uurtarief bepalen? Dan helpt het om:

• niet-aanwezige uren per medewerker inzichtelijk te maken;
• indirecte uren structureel te registreren;
• productiviteitsnormen af te spreken en te monitoren;
• ziekteverzuim periodiek te analyseren;
• jaarlijks je tarieven te evalueren;
• inflatie en kostenstijgingen mee te nemen in je prijsstelling.

Zo voorkom je dat je werk uitvoert tegen een te laag tarief.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Heb je een vraag over het berekenen van de kostprijs van je personeel? Neem contact op met onze accountants.