Hoe krijg je meer inzicht in je administratie met kostenplaatsen?

Hoe werken kostenplaatsen?  

Kostenplaatsen geven je extra detailinformatie zonder dat je rekeningschema groeit als kool. Een voorbeeld: heb je meerdere auto’s en wil je graag weten welke auto het meeste slurpt? Maak dan per kenteken een kostenplaats aan. Op grootboekrekening Brandstoffen staat dan gewoon het totaal, maar via de rapportage per kostenplaats zie je precies wat elke auto kost. Dat werkt ook prima bij onderhoud, verzekering of andere autokosten.  

Hoe geven kostenplaatsen inzicht per vestiging, activiteit of medewerker?  

Doe je verschillende activiteiten of heb je meerdere vestigingen? Dan wil je natuurlijk weten waar je het meest aan verdient.  

Met kostenplaatsen kun je heel eenvoudig: 

• de omzet per activiteit apart volgen; 
• de kosten per vestiging inzichtelijk maken; 
• én zelfs de kosten per medewerker zichtbaar krijgen. 

Heb je personeel dat uren schrijft en factureert? Dan kun je zelfs de opbrengsten én kosten per medewerker naast elkaar zetten. Zo zie je meteen wie de winstmaker is, en waar misschien ruimte zit voor verbetering. 

Hoe gebruik je kostenplaatsen als controlemiddel bij loonbetalingen? 

In veel administraties zie je dat de grootboekrekening Netto-lonen is uitgesplitst met kostenplaatsen per medewerker. Dat werkt verrassend goed als je met voorschotten, inhoudingen of veel personeelsmutaties te maken hebt.  

Je ziet dan in één oogopslag: 

• wie je hebt uitbetaald; 
• welk bedrag; 
• en of dat aansluit bij de loonstroken. 

Fouten vallen hierdoor veel sneller op en dat scheelt kopzorgen. 

Hoe voer je projectadministratie zonder dure softwaremodule? 

Niet ieder boekhoudpakket heeft een uitgebreide projectmodule. En als die er wél is, hangt daar soms een stevig prijskaartje aan. In veel gevallen is dat echter helemaal niet nodig. Met kostenplaatsen kun je vaak al voldoende inzicht creëren. Door opbrengsten en kosten aan dezelfde kostenplaats te koppelen, ontstaat al snel een eenvoudige maar effectieve projectadministratie. 

Vergelijk het met je voorcalculatie of offerte en je ziet direct hoe goed je hebt gecalculeerd. Je leert ervan, je calculeert strakker en uiteindelijk maak je meer winst. Natuurlijk kun je het ook allemaal in een notitieblok krabbelen, maar de administratie vergeet niets en dat notitieblokje meestal wel. 

Niet alleen bedragen… ook aantallen 

Veel boekpakketten laten je behalve bedragen ook aantallen registreren. Handig voor bijvoorbeeld: 

• het aantal gefactureerde uren per periode; 
• de gemiddelde uurprijs; 
• het aantal doorbelaste kilometers; 
• of andere aantallen die je later wilt analyseren. 

Dat soort informatie geeft je nét dat beetje extra inzicht om betere beslissingen te nemen. 

En ja, meer inzicht leidt meestal tot een beter resultaat. En daar doen we het voor. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je weten hoe je jij je kostenplaatsen slim kunt inzetten of wil je meer weten over onze dienstverlening? Neem gerust contact met een van onze experts op.