Let op: zo herken je een valse factuur

Fraude met facturen: hoe werkt het?

Factuurfraude gebeurt vaker dan je denkt. Criminelen onderscheppen of kopiëren een bestaande factuur van een leverancier of dienstverlener. Vervolgens sturen ze een (bijna) identieke factuur met een ander rekeningnummer. Vaak lijkt alles te kloppen. Denk aan logo, bedragen en omschrijving. Je geld komt echter bij een verkeerde partij terecht.

Bij factuurfraude gaat het meestal niet om ingewikkelde hacks, maar om slimme trucs. En die zijn vaak verrassend eenvoudig. Denk aan e-mails met vervalste afzenders of toegang tot mailboxen waarin oude facturen worden opgezocht. Daardoor lijkt het alsof de factuur echt van je leverancier komt.

Hoe herken je een valse factuur?

Hoewel een valse factuur er heel professioneel uit kan zien, zijn er meestal subtiele signalen die kunnen opvallen. Let bijvoorbeeld op:

• wijziging van het rekeningnummer: vooral als je daarover niet apart geïnformeerd bent;
• andere tenaamstelling van de bankrekening;
• taalgebruik of opmaak die nét anders is dan normaal;
• onverwachte e-mails met facturen als bijlage, vaak met spoedverzoeken.

Wat kun je doen bij twijfel?

• Betaal nooit meteen. Vergelijk de factuur met een eventuele eerdere versie en check alle gegevens zorgvuldig.
• Bel of mail je leverancier, maar gebruik daarvoor nooit het telefoonnummer of mailadres uit de verdachte factuur.
• Meld de poging tot fraude bij je leverancier en bij je eigen bank. Ook kun je melding doen bij de Fraudehelpdesk.

Blijf scherp, voorkom schade

Voorkomen is beter dan genezen. Bespreek goed met je inkoopafdeling hoe je inkomende facturen controleert, en maak daarbij altijd gebruik van het twee-ogen-principe. Factuurfraude kan iedereen overkomen, maar alert zijn helpt om financiële schade te voorkomen. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over het voorkomen van fraude in je organisatie? Bij aaff beschikken we over specialisten die alles weten van het verbeteren van je informatiebeveiliging en het verhogen van de bewustwording in je organisatie. Maak vandaag nog een afspraak met ons IT-audit team.