Thuiswerken en reiskostenvergoeding in 2025

Thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld

Er geldt een gerichte vrijstelling voor algemene thuiswerkkosten als compensatie voor de extra kosten van elektriciteit, verwarming, koffie/thee en toiletpapier. Per thuiswerkdag kun je je werknemers in 2025 maximaal € 2,40 belastingvrij vergoeden. Een dergelijke vergoeding legt geen beslag op je vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wil je een hogere vergoeding aan je werknemers geven? Dan valt het meerdere wel in de vrije ruimte. Denk er dan wel aan om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Geen samenloop met reiskostenvergoeding woon-werk

De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,40 per thuiswerkdag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Je kunt echter geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen dat je ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt. Dit betekent dat als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek, je slechts een van de vrijstellingen kunt toepassen. Voor die dag moet je dus kiezen:

• óf je vergoedt de reiskosten woonwerk;
• óf je geeft een thuiswerkvergoeding.

De vrijstelling geldt ook niet op de dagen dat de werknemer de auto (of fiets) van de zaak of een door de werkgever betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.

Voor het begrip ‘vaste werkplek’ geldt een definitie uit een ver verleden: van een vaste werkplek is (al) sprake als de werknemer op jaarbasis op meer dan veertig dagen naar dezelfde locatie reist.  

Andere zakelijke reiskosten, bijvoorbeeld voor klantbezoek, kun je overigens wel op declaratiebasis vergoeden naast de thuiswerkvergoeding.

Vaste vergoeding mogelijk

Als je afspraken maakt over het reis/thuiswerkpatroon van je werknemer kun je een vaste (maandelijkse) vergoeding geven. Hiervoor kun je gebruikmaken van de zogenoemde 128/214-dagenregeling (wettelijke regeling).  

Deze regeling houdt in dat als je werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof je werknemer op 214 werkdagen reist. Met deze formule wordt al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie.

Je kunt deze regeling ook toepassen voor het toekennen van een vaste thuiswerkvergoeding. Maar let op: de thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten vanaf 2022 allebei pro-rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen (in plaats van voorheen werkdagen).

Een voorbeeld ter verduidelijking: 
Je spreekt met je werknemer die een vierdaagse werkweek heeft af dat hij drie dagen per week op kantoor werkt en één dag thuis. De totale reisafstand woon-werk bedraagt veertig kilometer per dag.   

Reiskostenvergoeding 2025

In 2025 kan je werknemer een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij tenminste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar kantoor reist. De vergoeding wordt berekend over 129 dagen (3/5 van 214 dagen).

De onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan maximaal € 98 per maand ((129 dagen x 40 kilometer x € 0,23)/12 maanden).

Thuiswerkvergoeding 2025

Voor een vaste thuiswerkvergoeding moet je werknemer ten minste 25 dagen van het kalenderjaar (1/5 van 128 dagen) thuiswerken. De thuiswerkvergoeding wordt berekend over 43 dagen (1/5 van 214 dagen). De onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt in 2025 maximaal € 8,60 per maand (43 dagen x € 2,40/12 maanden).

Aandachtspunten reiskostenvergoeding in 2025

Werken je werknemers incidenteel thuis en blijft dat zo in 2025? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding niet. Wel moet je monitoren of zij nog voldoen aan de 128-dagenregeling. Een locatieregistratie kan daarbij behulpzaam zijn.

Maak je structurele afspraken over thuiswerkdagen, waarbij de werknemer bijvoorbeeld een dag per week thuis werkt? Dan wijzigt de reiskostenvergoeding, zelfs als je geen thuiswerkvergoeding toekent.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over de thuiswerkvergoeding en kostenvergoeding? Neem contact op met een van onze belastingadviseurs. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor je klaar.