Thuiswerkend personeel? In vijf stappen je arbeidsvoorwaarden aanpassen

Stap 1: Inventariseer kostenvergoedingen, reispatronen en ICT-toepassingen

Start met de inventarisatie van je huidige arbeidsvoorwaarden. Geef je een vaste reiskostenvergoeding of vergoed je op declaratiebasis? Krijgt je personeel een vaste, maandelijkse kostenvergoeding (bijvoorbeeld voor representatiedoeleinden of kosten onderweg) en uit welke componenten bestaat deze? Passen die kosten nog bij de huidige situatie of sluiten ze niet meer aan bij het uitgaven- en reispatroon van je werknemers? In het laatste geval moet je de fiscale gevolgen in kaart brengen. Pas dan weet je of en hoe je de vergoedingen moet aanpassen. Houd daarbij ook rekening met ICT-toepassingen en de aanwezigheid van registratiesystemen. Voor de aanpassing van reiskostenvergoedingen is het namelijk van groot belang dat je inzicht krijgt in de reisbewegingen van je personeel.

Stap 2: Inventariseer de behoefte van je personeel

Je personeel voelt de noodzaak van aanpassing van de arbeidsvoorwaarden minder dan jij als werkgever. Mogelijk leidt een aanpassing voor hen zelfs tot financieel nadeel. De ervaring leert dat dit leidt tot onrust. Zorg daarom voor een goed alternatief dat is afgestemd op de behoeften van je personeel. Mogelijk ontvangen je werknemers liever een thuiswerkvergoeding óf zijn ze meer gebaat bij een goede inrichting van de thuiswerkplek. Een andere mogelijkheid is de vergoeding voor de internetkosten thuis. Betrek ook de ondernemingsraad in deze afstemming, zodat het proces soepel verloopt.

Stap 3: Werk alternatieven uit

Je hebt nu een goed beeld van de specifieke situatie en behoeften binnen je organisatie. Tijd om passende alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding te bedenken. Let wel, bij elk alternatief hoort een ander fiscaal etiket en gevolg. Daarom doe je er verstandig aan om per alternatief de kosten op een rij te zetten, inclusief de kosten van eventuele belastingheffing.

Een goed besluit over alternatieve arbeidsvoorwaarden is alleen mogelijk als je weet hoeveel ruimte je organisatie heeft in de werkkostenregeling (WKR). Ook is daarbij van belang dat er een (onbelaste) thuiswerkvergoeding bestaat die geen beslag (meer) legt op je WKR-ruimte.

Het kan ook zijn dat de behoeften van je personeel niet passen binnen je budget of de fiscale regels. Ook dan zijn er mogelijkheden om je werknemers tegemoet te komen. Een flexibele arbeidsvoorwaardenregeling kan uitkomst bieden: je werknemer betaalt de nieuwe vergoeding dan zelf en gaat er toch netto op vooruit.

Stap 4: Informeer je werknemers tijdig

Als je je nieuwe arbeidsvoorwaardenbeleid hebt vormgegeven, is het belangrijk om je werknemers te informeren over de wijzigingen en de invoeringsdatum. Doe dit tijdig, zodat je personeel voorbereid is op mogelijke andere administratieve verplichtingen, zoals de verplichte locatieregistratie in een tijdregistratiesysteem.

Stap 5: Implementatie en vastleggingen

Leg afspraken over de nieuwe arbeidsvoorwaarden goed (schriftelijk) vast. Dit biedt niet alleen duidelijkheid naar je werknemers, maar het is ook relevant voor de Belastingdienst. Uiteraard moet je bij de aangekondigde ingangsdatum ook rekening houden met mogelijk nog in te regelen aanpassingen op ICT-vlak in de organisatie.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Met dit stappenplan ben je in control en tijdig voorbereid op nieuwe ontwikkelingen in je organisatie. Voorkom vervelende verrassingen en laat je goed adviseren door onze specialisten.