Werkingssfeeronderzoek: pas jij de juiste cao of pensioenregeling toe?

Wat is een werkingssfeeronderzoek en waarom is het zo belangrijk?

Een werkingssfeeronderzoek is een analyse die laat zien of jouw organisatie onder een bepaalde cao of bedrijfstakpensioenfonds valt. Daarbij kijken we naar je bedrijfsactiviteiten en de werkzaamheden van je medewerkers. Klopt dat met wat er in een cao of verplichtstellingsbeschikking staat? Dan moet je die regeling toepassen. Het klinkt logisch, maar in de praktijk kan het ingewikkeld zijn.

De Nederlandse arbeidsmarkt kent veel verschillende cao’s en pensioenregelingen. Iedere regeling heeft eigen verplichtingen, van loonsverhogingen tot pensioenafdrachten. Het is lang niet altijd meteen duidelijk of je eraan moet meedoen. En daar schuilt het risico. Want doe je het verkeerd, dan kan dat leiden tot forse financiële schade en conflicten achteraf. Door op tijd een werkingssfeeronderzoek te doen, voorkom je dus verrassingen.

Wanneer moet je actie ondernemen?

Er zijn vijf momenten waarop een werkingssfeeronderzoek onmisbaar is:

• Je start een nieuwe onderneming
  Dan wil je meteen weten of je onder een cao of pensioenfonds valt, zodat je het vanaf dag één goed regelt.
• Je verandert je bedrijfsactiviteiten
  Denk aan uitbreiding, krimp of een nieuw type dienstverlening. Dat kan gevolgen hebben voor welke regeling van toepassing is.
• Je neemt een bedrijf over of fuseert
  Dan moeten cao’s en pensioenregelingen van de verschillende partijen op elkaar worden afgestemd. Met goed onderzoek voorkom je fouten.
• Je krijgt vragen van cao-partijen of pensioenfondsen
  Als je benaderd wordt met de vraag of je onder een bepaalde regeling valt, is het belangrijk dat je dit goed kunt onderbouwen.
• Je hebt zelf twijfels
  Is er intern onduidelijkheid? Een helder werkingssfeeronderzoek brengt rust en duidelijkheid.

Wat betekent dit voor je salarisadministratie?

Als uit onderzoek blijkt dat een regeling op jouw bedrijf van toepassing is, dan moet je:

• salarissen, toeslagen en vakantietoeslag juist toepassen;
• pensioenpremies afdragen aan het juiste fonds;
• werktijden en verlofregelingen correct vastleggen;
• rapporteren aan de juiste instanties.

Kortom: je salarisadministratie moet 100% kloppen met wat de cao of het pensioenfonds voorschrijft.

Vier praktische tips

1. Check bij elk nieuw dienstverband de cao- en pensioenverplichtingen.
2. Beoordeel direct de impact op regelingen bij wijzigingen in je bedrijfsvoering.
3. Documenteer je werkingssfeeronderzoek zorgvuldig.
4. Zorg voor actuele kennis bij je salarisadministrateurs over arbeidsrecht en pensioenregels.

Zorg voor rust en zekerheid

Een goed uitgevoerd werkingssfeeronderzoek voorkomt veel gedoe achteraf. Het geeft jou als ondernemer grip en zekerheid en voor je werknemers betekent het heldere arbeidsvoorwaarden. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je weten of jouw organisatie de juiste cao of pensioenregeling toepast? Of heb je vragen hierover? Neem contact op met onze specialisten. We denken graag met je mee.