Zeven tips voor je WKR-administratie

Houd rekening met de volgende zaken bij je WKR-administratie

Doe je je WKR-administratie zelf? Dan is er een aantal zaken waarmee je rekening moet houden:

1. Geef expliciet aan welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je onder de werkkostenregeling (WKR) wilt brengen. Zo wijs je deze werkkosten aan als ‘eindheffingsloon’ en krijg je toegang tot de voordelen van de WKR.
2. Aanwijzen is vormvrij. Dit kan op verschillende manieren blijken uit je administratie. Bijvoorbeeld via speciale grootboekrekeningen, je personeelshandboek of een extracomptabele opstelling.
3. Het is raadzaam om een zogenaamde WKR-verklaring te hanteren voor het aanwijzen van werkkosten. Deze verklaring kan uitkomst bieden in discussies met de Belastingdienst, mocht je een bepaalde vergoeding of verstrekking per ongeluk verkeerd hebben geboekt. Wij benadrukken dat deze verklaring slechts dient als vangnet. Deze WKR-verklaring hoef je slechts één keer te ondertekenen.

Ons whitepaper 'Werkkostenregeling: fiscale gevolgen en aanpassingen in je administratie' geeft je inzicht in de belangrijkste aandachtspunten van de werkkostenregeling.

4. Zorg dat je elk jaar een overzicht (WKR-opstelling) hebt van alle vergoedingen en verstrekkingen (inclusief btw) die onder de werkkostenregeling vallen. Bij een looncontrole zal de Belastingdienst een dergelijk overzicht opvragen. 
5. De WKR-opstelling moet inzicht geven in de totale fiscale loonsom. Dit betekent dat het ook een berekening moet bevatten van de verschuldigde belasting (80% eindheffing) als er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte. 
6. Een eventuele eindheffing moet je uiterlijk afdragen via de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het daaropvolgende jaar. 
7. Als je gebruikmaakt van de concernregeling dan moeten aanvullende gegevens worden vastgelegd. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over de werkkostenregeling? Neem contact op met onze belastingadviseurs. Ook voor andere vragen op het gebied van fiscaal advies staan onze belastingadviseurs graag voor je klaar.