Reiskostenvergoeding voor je werknemers nog steeds een goed idee

Vergoeden van reiskosten: verplicht of niet?

Er geldt een fiscale vrijstelling voor het onbelast vergoeden van reiskosten door de werkgever van maximaal € 0,23 per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. Je moet deze vergoeding dan wel in je administratie hebben aangewezen als gerichte vrijstelling. Gerichte vrijstellingen gaan over zaken die je mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking kunt stellen zonder dat daar belasting over moet worden betaald. 

Je vraagt je wellicht af: ben ik als werkgever verplicht om die € 0,23 te betalen? Het antwoord daarop is nee. Dit moet alleen als je bent aangesloten bij een cao die deze vergoeding ook verplicht stelt. In alle overige gevallen kun je zelf bepalen wat voor vergoeding je aan je werknemer wilt betalen.

Wat zijn de opties? 

Wil je toch meer gaan betalen? Dan heb je de volgende twee opties:

1. Alles wat je boven de € 0,23 uitkeert wordt als brutoloon verwerkt. Dit betekent dat er bij je werknemer loonheffing over wordt berekend. Je moet hier premies over betalen (ongeveer 20%).
2. Alles wat je boven de € 0,23 betaalt, wijst je aan als forfaitair bedrag voor de werkkostenregeling (WKR). In dit geval wordt het bedrag netto aan je werknemer uitgekeerd. Let hierbij wel op dat als dit boven het maximum uitkomt voor de WKR, je over 80% eindheffing verschuldigd bent.

Vaste woon-werkvergoeding

In plaats van het maandelijks laten declareren van de reiskosten voor de woon-werkkilometers mag je ook een vast bedrag per maand bepalen. 

De vaste vergoeding wordt dan als volgt berekend:
(aantal km x 2 (heen en terug) x 214 werkdagen x € 0,23) / 12 maanden (of 13 perioden). 

De voorwaarde om dit te mogen doen is dat je werknemer jaarlijks minstens 128 dagen naar de vaste werkplek reist. Deze 128 dagen is 3/5 van de 214 werkbare dagen. Oftewel, als je werknemer drie keer per week naar kantoor rijdt en twee dagen vanuit huis werkt, mag je toch de maximale reiskostenvergoeding uitkeren.

Meer weten?

aaaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over de verhoging van de reiskostenvergoeding en je mogelijkheden? Onze salarisprofessionals ondersteunen en helpen je graag!