Waarom moet je medewerker belasting bijbetalen?

Loonheffing is voorheffing

De loonheffing die je op het salaris van je medewerker inhoudt, is een voorheffing op de inkomstenbelasting die hij moet betalen. Alles wat je namens je medewerker aan de Belastingdienst afdraagt, hoeft hij zelf niet meer over te maken. Ondanks deze voorheffing gebeurt het dat de medewerker inkomstenbelasting moet bijbetalen óf een bedrag terugontvangt. Meestal heeft dat te maken met bijzondere omstandigheden van de betreffende werknemer. Denk daarbij aan aftrekposten of inkomsten elders. Hoe komt dat?

Belasting van bijzondere beloningen 

Verschillen ontstaan doorgaans bij de berekening van loonheffing over bijzondere beloningen. Denk daarbij aan overwerkvergoedingen, vakantiegeld, bonussen of een eindejaarsuitkeringen. Je gebruikt dan een vast percentage om de loonheffing te berekenen. Dit percentage is afhankelijk van de hoogte van het inkomen.

Jaarloon

Om het juiste tarief voor de bijzondere beloning toe te passen, heb je dus een jaarloon nodig. Met jaarloon bedoelen we het (fiscale) heffingsloon, zoals dat ook op de jaaropgave van je medewerker staat. Als je medewerker het hele voorafgaande jaar voor je gewerkt heeft, ga je uit van zijn loon in dát jaar. Om het belastingpercentage in 2025 te bepalen, kijk je dus naar het jaarloon in 2024. Heeft je medewerker slechts een gedeelte van 2024 voor je gewerkt? Dan herleid je het loon in 2024 tot een loon voor een volledig jaar.

Welk jaarloon bepaalt het tarief?

Op basis van het loon in 2024 bepaal je het percentage voor 2025. Dat kan ook niet anders, want als jouw medewerker in maart of april 2025 een bijzondere beloning ontvangt, weet je nog niet wat het exacte jaarloon in 2025 zal zijn. Het exacte jaarloon in 2025 is echter wél de basis voor het tarief van de inkomstenbelasting die in 2026 wordt vastgesteld. Dáár ontstaan verschillen. Het jaarloon waarop je de loonheffing baseert, kan afwijken van het uiteindelijke jaarloon voor de inkomstenbelasting.

Die afwijkingen ontstaan, doordat je medewerker in de loop van het jaar een loonsverhoging krijgt, zijn arbeidsuren uitbreidt of een niet verwachte bonus ontvangt. Ook kan het zijn dat hij tevens inkomsten elders heeft, waarvan je niet op de hoogte bent, óf dat sprake is van aftrekposten. Stapt je medewerker in de loop van het jaar over naar een andere werkgever? Dan bestaat het risico op bijbetaling, omdat er dan misschien te veel korting is berekend.

Het verschil tussen verwacht en gerealiseerd loon hoeft niet groot te zijn, om toch tot een behoorlijke bijbetaling te leiden. 

Doe ik het fout?

Heb je het fout gedaan als je te weinig loonheffing inhoudt op de bijzondere beloning van je medewerker? Nee, want op basis van het jaarloon in 2024 kun je geen ander percentage toepassen. Je kunt niet anticiperen op ontwikkelingen die je onbekend zijn. Wél is het verstandig alert te zijn op wijzigingen die je wél kunt voorzien. Stel, dat je een medewerker hebt die in 2024 een dienstverband had voor tien uur per week. Met ingang van januari 2025 werkt hij 40 uur per week voor je. In zo’n situatie weet je dat het jaarloon van 2024 geen betrouwbare indicatie kán geven voor het tarief dat je in 2025 toepast. Stem een eventuele aanpassing van het jaarloon voor het bijzonder tarief wél met de medewerker af. Alleen hij mag dat namelijk aanpassen.

Meer weten

aaff is graag overal van betekenis. Heb je hulp nodig met het in kaart brengen van de contracten of wil je gebruik maken van de cafetariaregeling? Neem dan vooral contact op met onze adviseurs van Salaris- en Personeelsdiensten. We bepreken graag wat in jouw situatie mogelijk is.