Salessupport in het buitenland

Met name sales- en accountrollen worden steeds vaker vanuit het buitenland ingevuld om internationale groei te ondersteunen en te versnellen. Hoe dichter bij de klant of leverancier hoe beter! 

Snel de grens over, maar risico’s vaak onderschat

De beslissing om over de grens te werken wordt vaak snel genomen, terwijl de juridische, fiscale en sociale zekerheid gevolgen daarvan worden onderschat. Door het verschuiven van handel- en e‑commerceactiviteiten vanuit Nederland naar fysieke aanwezigheid in het buitenland ontstaan risico’s die achteraf veel tijd, geld en energie kunnen kosten.

Vooral bij commerciële functies zoals sales kan het inhuren van een buitenlandse salesmedewerker al snel grote gevolgen hebben. 

In dienst of niet?

Een salesmedewerker in het buitenland kan op verschillende manieren aan jouw organisatie worden verbonden. Zo kun je ervoor kiezen om iemand rechtstreeks in dienst te nemen, maar ook te werken met een buitenlandse zelfstandige (zzp’er), of een Employer of Record (EOR). 

Het grote nadeel van het in dienst nemen van een medewerker in het buitenland zijn de administratieve verplichtingen die dit met zich meebrengt voor jou als formele werkgever. Voor belastingheffing en sociale zekerheid is het land waar daadwerkelijk wordt gewerkt doorslaggevend. Woont je nieuwe medewerker in Polen en werkt hij daar voor jou, dan moet je je als werkgever in Polen registreren en daar loonbelasting en sociale verzekeringspremies afdragen.

Om dit te voorkomen kiezen ondernemers vaak voor het inhuren van een (buitenlandse) zelfstandige of maken ze gebruik van EOR. Een zelfstandige werkt voor eigen rekening en risico. Bij een EOR treedt dit partijenmodel op als formele werkgever in het buitenland. 

Extra risico: vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in het buitenland

Een buitenlandse salesmedewerker versnelt internationale groei, maar vergroot ook het risico op een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger. Salesactiviteiten richten zich vaak op klantwerving, contractonderhandelingen en het sluiten van deals namens de onderneming. Wanneer deze activiteiten in het buitenland plaatsvinden, kan dit fiscaal al snel worden gezien als een vaste inrichting of vertegenwoordiger. De consequentie is dat (een deel van) de winst lokaal belastbaar wordt en aanvullende fiscale en compliance verplichtingen ontstaan.

Belangrijkste risico's op een rij

1. Belastingverplichtingen in het buitenland
   Het land waar daadwerkelijk wordt gewerkt, bepaalt vaak waar belasting moet worden betaald. Daardoor kan jouw onderneming te maken krijgen met buitenlandse fiscale verplichtingen voor loonbelasting, vennootschapsbelasting en btw.
2. Buitenlands arbeidsrecht 
   Lokale wetgeving kan van toepassing zijn, ook wanneer wordt gewerkt met een Nederlands contract. Dit heeft gevolgen voor arbeidsvoorwaarden, ontslagbescherming en werkgeversverplichtingen.
3. Schijnzelfstandigheid 
   Werk je met zzp’ers? Dan is een duidelijke afbakening van werkzaamheden belangrijk. Bij zzp‑constructies kan anders snel sprake zijn van een verkapt dienstverband, lokale wetgeving is doorslaggevend.
4. Vaste inrichting of vaste vertegenwoordiging 
   Sluit een salesmedewerker deals namens jouw onderneming? Dan kan sprake zijn van een fiscale aanwezigheid in het buitenland, zoals in Polen. In dat geval kan jouw onderneming daar belastingplichtig worden.

Wat betekent dit als je personeel in het buitenland inzet? 

Internationaal groeien vraagt om meer dan commerciële ambitie alleen. In de praktijk zien wij dat ondernemers zich vooral focussen op de gekozen contractvorm, terwijl juist de feitelijke werkzaamheden, de mate van instructie en aansturing en de organisatorische inbedding bepalend zijn. Het vraagt om een doordachte structuur. De manier waarop je buitenlandse salescapaciteit organiseert, heeft directe invloed op risico’s, kosten en toekomstige uitbreiding.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Internationaal ondernemen biedt kansen. Maar alleen als de basis klopt. Wij helpen je om risico’s vroegtijdig inzichtelijk te maken en je internationale personeelsstructuur goed in te richten. Denk aan advies over fiscale gevolgen, payrollconstructies en de inrichting van internationale arbeidsrelaties. Vragen? Neem gerust contact met ons op.