Doorbelasten van kosten: mét of zonder btw

Doorbelasten van kosten. Hoe zit het precies?

Weet jij of je btw in rekening moet brengen over een kostendoorbelasting? Mag je de btw aftrekken? En wat zijn de gevolgen als je een foute ‘keuze’ maakt? In dit artikel leggen wij het je uit.

Wat is het verschil tussen kostendoorberekening en kostendoorbelasting?

Als ondernemer kun je kosten doorbelasten aan je klanten of aan een van jouw deelnemingen. Let goed op: er is een belangrijk verschil tussen kostendoorberekening en kostendoorbelasting

Bij een kostendoorberekening breng je gemaakte externe kosten helemaal óf gedeeltelijk in rekening aan ondernemer B. Bij een kostendoorbelasting drukken de interne en externe kosten daadwerkelijk op jou én dat heeft vaak tot gevolg dat je de kosten helemaal óf gedeeltelijk doorbelast aan ondernemer B.

Voorbeeld van een kostendoorberekening
Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht. Deze kosten zijn niet voor holding A bedoeld, maar voor dochtermaatschappij B. Holding A berekent deze kosten daarom door aan B. Holding A verricht geen prestatie voor B. De kosten komen uitsluitend voor rekening van B.

Voorbeeld van een kostendoorbelasting
Holding A krijgt advieskosten in rekening gebracht voor een uitgebreide btw-scan van de groep. Twee medewerkers van holding A besteden vier uur aan het uitwerken van de adviespunten voor dochtermaatschappij B, met als resultaat een “x” btw-teruggaafbedrag.

Holding A vindt dat een deel van de advieskosten voor rekening van dochtermaatschappij B moet komen en belast een deel van de advieskosten door, inclusief een vergoeding voor de ingezette uren. De kosten horen in eerste instantie thuis bij holding A.

Veranderde visie kostendoorbelasting

Het doorbelasten van kosten werd lange tijd gezien als een vergoeding voor een prestatie. Die prestatie zou dan btw-belast zijn, tenzij een (btw) vrijgesteld van toepassing was. 

Een kostendoorbelasting is alleen btw-belast als:

1. er een betaling wordt ontvangen (de doorbelasting), én
2. daar een concrete prestatie tegenover staat.

Zonder prestatie is de kostendoorbelasting niet belast met btw.

Een tip: ga altijd na of de doorbelasting de betaling vormt voor een verrichte prestatie én wat deze prestatie concreet inhoudt. De afspraken die je maakt met je (gelieerde) afnemers zijn erg belangrijk. Schakel bij twijfel altijd met je adviseur. 

Kostendoorberekening en btw

Een zuivere kostendoorberekening is niet belast met btw omdat daar simpelweg geen prestatie tegenover staat. Soms mag je btw in rekening brengen, op basis van een goedkeurend besluit van de staatssecretaris, maar dat is niet het uitgangspunt. We noemen dit ook wel doorlopende posten.

Let op twee belangrijke problemen bij onterecht gefactureerde btw

Probleem 1
Vermeld je ten onrechte btw op een verkoopfactuur, bijvoorbeeld bij een kostendoorberekening? Dan ben je deze btw op grond van de wet toch verschuldigd. Je moet de btw dus op je aangifte opnemen en betalen. 

Probleem 2
De factuurontvanger betaalt de btw onterecht en mag deze btw niet aftrekken. Dat leidt tot dubbele schade.

Wat moet je doen?

• Crediteer de onjuiste verkoopfactuur zo snel mogelijk.
• Zorg als factuurontvanger dat je de onjuiste factuur weigert en de btw niet betaalt.

Ben je te laat? Dan moet je eerst in overleg met je adviseur en daarna de Belastingdienst om de btw terug te krijgen. Je moet kunnen aantonen dat:

• de factuurontvanger de btw niet heeft afgetrokken, óf
• de factuurontvanger de btw inmiddels al wel heeft terugbetaald.

Voorkom dit soort situaties zoveel mogelijk. Controleer daarom vooraf goed of je btw mag en moet vermelden op een doorbelasting.

Kostendoorbelasting en btw

Als je als ‘doorbelaster’ precies weet wanneer je btw moet berekenen bij een kostendoorbelasting en op een juiste wijze factureert, dan heb je niets te vrezen van de Belastingdienst. 

In een notendop:

1. Je behoudt je recht op btw-aftrek op de inkoopkosten die je doorbelast.
2. Je ontvangt de btw van je afnemer en je verwerkt deze op jouw btw-aangifte.
3. Je afnemer heeft het recht om de btw af te mogen trekken.

Gevolgen van een onjuiste btw-kwalificatie van een kostendoorbelasting

Stel: je betaalt € 1000 btw op inkoopkosten. Vervolgens factureer je ten onrechte € 1000 btw aan ondernemer B.

De gevolgen:

• Je mag de € 1000 btw op de inkoopkosten niet aftrekken.
• Je moet de gefactureerde € 1000 btw toch afdragen in jouw aangifte.
• Het maakt niet uit of ondernemer B betaalt.
• Betaalt ondernemer B de € 1000 btw onterecht? Dan mag ook ondernemer B deze btw niet aftrekken.

De btw vormt dan een meervoudige kostenpost: jij én ondernemer B kunnen de btw niet terugvragen. Bovendien blijf je de ten onrechte gefactureerde btw verschuldigd.

Ga daarom tijdig na:

• Mag je de btw op doorbelaste kosten aftrekken?
• Moet je btw berekenen over de doorbelasting?

Dan voorkom je dat btw een extra kostenpost wordt.

Wat moet je doen?

Veel ondernemers lopen in de praktijk risico op discussie met de Belastingdienst. Let daarom scherp op je facturen. Die vormen de basis van je administratie, jaarrekening en btw-aangiften.

De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug naheffen.

Beantwoord voor jezelf de volgende vragen:

• Belast jouw organisatie kosten door? Breng in kaart wat de gevolgen zijn van deze doorbelastingen.
• Wat voor soort kosten belast je door?
• Aan wie belast je kosten door? Binnen de groep of aan een externe (gelieerde) partij?
• Wat is de tegenprestatie voor de doorbelasting? Is er wel een tegenprestatie? Is deze voldoende concreet?
• Welke afspraken heb je gemaakt over de doorbelasting? Zijn deze schriftelijk vastgelegd?
• Heb je de achtergrond van de doorbelasting omschreven op je factuur?
• Brengt jouw organisatie btw in rekening over de doorbelasting?
• Ontvangt jouw organisatie facturen met btw voor de kostendoorbelasting? Is dit terecht?
• Wat is de invloed van btw op kosten die je maakt die je zonder btw moet doorbelasten? Mag je dan de btw eigenlijk wel aftrekken?

Er zijn verschillende verschijningsvormen van kostendoorbelasting en meerdere scenario’s zijn mogelijk. Advies op maat is bij dit soort complexe vraagstukken de beste manier om de controle te houden. 

Laat daarom regelmatig beoordelen of jouw organisatie btw-voordelen kan benutten en risico’s kan beperken bij kostendoorbelastingen. Vraag je adviseur naar de mogelijkheden.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Wil je meer informatie over het doorbelasten van kosten? Of heb je hulp nodig? Neem dan contact op met onze belastingadviseur.