Kom jij je werknemers tegemoet met een hogere reiskostenvergoeding?

Verplicht doorvoeren of niet?

Werknemers die te maken hebben met hogere brandstofprijzen zullen graag willen dat je de verhoging van de reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht toepast. Het is echter goed om eerst stil te staan bij de vraag of je als werkgever wel verplicht bent om de reiskostenvergoeding te verhogen. Dat is meestal alleen het geval als in de cao of in het personeelsreglement staat dat de werknemer altijd recht heeft op de maximale fiscaal onbelaste vergoeding.

Bestaat die verplichting niet, dan is het de vraag of je de vergoeding in alle gevallen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 moet verhogen. Het gaat weliswaar om € 0,02 per kilometer, maar bij grotere woon-werkafstanden kunnen de extra kosten toch snel oplopen. Zeker wanneer je salariskosten doorbelast aan klanten, is er over de afgelopen periode mogelijk geen budget meer om deze verhoging alsnog op te vangen.

Wat zijn alternatieve oplossingen?

Als een structurele verhoging van de netto reiskostenvergoeding niet wenselijk of niet haalbaar is, kun je ook kiezen voor een andere vorm van tegemoetkoming. Zo kan een eenmalige bonus of vergoeding een passend alternatief zijn voor werknemers die te maken hebben met hogere reiskosten. Als je daarvoor nog vrije ruimte hebt binnen de werkkostenregeling, kun je dit bedrag bovendien onbelast uitkeren.

Ook meer flexibiliteit in de manier van werken kan bijdragen aan de tevredenheid van je werknemers. Als je medewerkers minder vaak naar kantoor hoeven reizen omdat zij vaker thuis kunnen werken, scheelt dat direct in hun kosten. Daarmee bied je verlichting zonder dat je de kilometervergoeding zelf hoeft aan te passen.

Daarnaast kun je kijken naar andere mobiliteitsoplossingen die beter aansluiten bij de praktijk van je organisatie. Denk aan een fietsregeling, het stimuleren van carpoolen of het aanbieden van een OV-kaart. Ook daarmee laat je zien dat je meedenkt met werknemers over hun dagelijkse reiskosten.

Wees open en transparant

Wat in de praktijk vaak het beste werkt, is een duidelijke en open uitleg. Tevredenheid zit niet alleen in geld, maar ook in begrip en transparantie. Als je als werkgever helder maakt waarom een verhoging op dit moment niet mogelijk is en je tegelijk laat zien dat je actief meedenkt over alternatieven, wordt dat meestal beter ontvangen dan een simpele afwijzing. Een combinatie van een eenmalig gebaar en meer flexibiliteit of een andere mobiliteitsoplossing kan daarom een goed alternatief zijn. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over hoe om te gaan met de verhoging van de reiskostenvergoeding? Neem dan contact op met onze specialisten van Salaris- en personeelsdiensten. We adviseren je graag over de mogelijkheden en alternatieven.