Spelregels bij ziekteverzuim

Niet alleen als het verzuim lang duurt, maar ook bij kortdurend ziekteverzuim is duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer belangrijk. Een verzuimmelding heeft zijn weerslag op de privésituatie van de werknemer én op de bedrijfsvoering van jou als werkgever. Deze verschillen in perspectief kunnen voor misverstanden zorgen. Een verzuimprotocol kan van pas komen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Wat staat er in een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol legt de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer vast in verzuimsituaties. Het protocol vertaalt de wettelijke regels naar de praktijk, zodat voor alle betrokkenen duidelijk is wat van hen verwacht wordt bij (langdurig) verzuim.

Melden ziekteverzuim

Als eerste regel je in een verzuimprotocol wanneer en bij wie je werknemer een verzuimmelding moet doen. Dit lijkt eenvoudig. In de praktijk zorgt dit punt vaak voor problemen.

Meldt je werknemer zich ziek bij een willekeurige collega, of via whatsapp bij zijn leidinggevende? En zo ja, op welk tijdstip? Door vast te leggen dat een werknemer zich uitsluitend telefonisch bij zijn directe leidinggevende mag ziekmelden, en wel voor aanvang van zijn werkzaamheden, voorkom je in ieder geval dat je als werkgever in onduidelijkheid verkeert. Gegevens van de arbodienst en/of bedrijfsarts, zoals telefoonnummer en adres neem je in het protocol op.

Rechten en plichten tijdens verzuim

In het protocol staan ook de rechten en plichten van werkgever en werknemer tijdens het verzuim. Zo beschrijf je van de kant van de werkgever wat je loondoorbetalingverplichtingen zijn bij (langdurige) arbeidsongeschiktheid. Ook kan je opnemen dat je bij langdurige arbeidsongeschiktheid verplicht bent om re-integratie aan te bieden. 

Aan de werknemerskant kan je vastleggen dat wanneer een werknemer ziek is hij er alles aan doet om het verzuim te voorkomen of beperken. Ook leg je vast dat een werknemer verplicht is om op enig moment aan re-integratie mee te werken. Deze vastlegging bestaat uit data waarop wettelijk gezien bepaalde zaken geregeld moeten worden, zoals:

• een probleemanalyse (na zes weken);
• een plan van aanpak (na acht weken);
• een eerstejaarsevaluatie;
• een eindevaluatie (aan het eind van twee jaar ziekte). 

Door deze data op te nemen in het protocol schep je duidelijkheid over wat er van partijen verwacht wordt.

Tenslotte kan je in het protocol opnemen wat de consequenties zijn na twee jaar arbeidsongeschiktheid en welke uitkeringen dan van toepassing zijn.

Verschil van mening: wat dan?

Onder de rechten en plichten neem je ook op wat de mogelijkheden zijn voor een werknemer wanneer hij het niet eens is met een beoordeling van de bedrijfsarts. Daarnaast benoem je wat de arbeidsrechtelijke consequenties zijn wanneer een werknemer niet of niet volledig aan zijn re-integratie-verplichtingen voldoet. 

Verplichtingen vanuit Arbeidsomstandighedenwet

In de Arbeidsomstandighedenwet zijn een aantal verplichtingen opgenomen die je in het verzuimprotocol moet vermelden. De Inspectie SZW kan hierop controleren en je een boete opleggen. Die boete kan oplopen tot maximaal € 3750 en bestaat uit de volgende componenten:

• € 1500 voor het zich niet laten bijstaan door een preventiemedewerker bij meer dan 25 werknemers. 
• € 1500 voor het niet actief wijzen op de mogelijkheid tot een open (anoniem) spreekuur bij de bedrijfsarts;
• € 750 voor het niet juist ter beschikking stellen van de mogelijkheid om bij de arbodienst om een second opinion door een andere bedrijfsarts te vragen.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je meer weten over de regels rond het verzuimprotocol of heb je hulp nodig bij het opstellen ervan? Neem contact op met de specialisten van Salaris- en personeelsdiensten. Wij helpen je graag verder.