5 boekhoudtips die iedere ondernemer zou moeten kennen

Ik begon in augustus 1986 als 19-jarige op een accountantskantoor: stapels ordners, een kasboek met 14 kolommen, een rekenmachine met telstrook. Inmiddels ben ik AA-accountant en Register Belastingadviseur, en werk ik al 27 jaar bij aaff. In al die jaren zag ik duizenden boekhoudingen voorbijkomen, en dit zijn de tips die daar telkens weer uit voortkomen.

Tip 1: Waarom betaal je alleen zakelijke uitgaven via de zakelijke bank?
Betaal van je zakelijke bank alleen zakelijke uitgaven, en beperk privétransacties tot een minimum. Eén privé-opname of nettosalaris per maand voorkomt eindeloze vragen achteraf over wat wel en niet zakelijk was, en scheelt dus tijd én kosten. Andersom geldt hetzelfde: zakelijke uitgaven via de zakelijke rekening.

Tip 2: Waarom is op tijd factureren zo belangrijk?
Werk je urenregistratie dagelijks bij en factureer zodra een klus is afgerond. Bij grotere opdrachten: factureer tussentijds of werk met voorschotten. De Wet op de omzetbelasting 1968 schrijft voor dat je uiterlijk op de 15e dag na afloop van de kalendermaand moet factureren, en hoe eerder je factureert, hoe eerder de betaaltermijn loopt. Snel factureren betekent ook: zelf sneller je leveranciers kunnen betalen, met soms een betalingskorting als resultaat.

Tip 3: Welke invloed heeft de factuurdatum op je btw en resultaat?
De factuurdatum bepaalt in welke periode je btw verschuldigd bent of terugvraagt. Het verschil tussen werk factureren op 30 september of op 1 oktober lijkt klein, maar is dat niet: bij een kwartaalaangifte scheelt dat drie maanden in wanneer je de btw afdraagt, bij een maandaangifte is dat verschil een maand. Het beïnvloedt ook aan welk kwartaal de omzet wordt toegerekend. Een goede boekhouder of accountant corrigeert dit en rekent omzet toe aan het kwartaal waarin het werk daadwerkelijk is uitgevoerd.

Tip 4: Waarom is saldo op de bank geen winst?
Een gezond banksaldo voelt goed, maar zegt weinig over de daadwerkelijke winst. Debiteuren die betalen, een lening die binnenkomt, een teruggave van btw of vennootschapsbelasting: het saldo stijgt, de winst niet. Een crediteur betalen, een lening aflossen (al hebben de rentelasten daarbij wel effect op de winst), belasting of loon betalen: het saldo daalt, zonder dat de winst daalt. Voor een betrouwbaar perioderesultaat zijn daarom memoriaalboekingen nodig, denk aan de loonjournaalpost (als je personeel hebt), afschrijvingen, voorraadmutaties en overlopende posten zoals nog te factureren omzet of nog te betalen kosten.

Tip 5: Hoe breng je structuur aan in je administratie?
Facturen die in een doos verdwijnen, kwijtraken of nooit digitaal worden opgeslagen, leveren achteraf de meeste hoofdpijn op. Er geldt namelijk een bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor de volledige administratie, ook voor kleine bonnetjes, en 10 jaar bij investeringen in onroerend goed. Werk je op papier, print dan ook digitaal ontvangen facturen uit en bewaar ze net zo gestructureerd; een paar ordners per jaar volstaan meestal wel. Werk je digitaal, zorg dan voor een logische mappenstructuur, duidelijke bestandsnamen en wekelijkse back-ups, bij voorkeur in de cloud. De vraag is namelijk niet óf de Belastingdienst ooit naar je administratie vraagt, maar of jij er over zeven jaar nog een boeking mee kunt onderbouwen. Bewaren gaat dus niet alleen over opslaan, maar vooral over terugvinden.

Na veertig jaar in de accountancy weet ik één ding zeker: een nette administratie begint niet bij software, maar bij discipline en structuur. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je weten hoe jij je kostenplaatsen slim kunt inzetten of wil je meer weten over onze dienstverlening? Neem gerust contact met een van onze experts op.