Oekraïense vluchteling in dienst? Meld op tijd bij UWV en voorkom boete

Geen werkvergunning, wel verplichtingen als werkgever

Valt een Oekraïense vluchteling onder de Richtlijn tijdelijke bescherming? Dan is er geen tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Dit betekent echter niet dat je als werkgever niets meer hoeft te doen. Je bent namelijk nog steeds verplicht om te controleren of je werknemer onder de tijdelijke bescherming valt. Dit kan je aantonen met een door de IND afgegeven sticker of O-document en een eventuele verlengingsbrief. Let daarbij goed op de einddatum en maak een kopie voor je administratie.

Ook moet je aan je administratie een kopie bewaren van het identiteitsbewijs van je werknemer. Net als een door de werknemer ondertekende Loonheffingsverklaring met vermelding van het BSN. Deze laatste twee eisen wijken niet af van wat je voor Europese werknemers in orde moet hebben.

Meldingsplicht UWV

Daarnaast ben je verplicht je werknemer minimaal twee werkdagen vóór de eerste werkdag aan te melden bij het UWV. Dit kan digitaal via het Werkgeversportaal.

Let op: als je deze melding niet of niet op tijd doet, kan de Arbeidsinspectie een boete opleggen vanwege overtreding van de Wet Arbeid Vreemdelingen. 

Het is daarom belangrijk om de melding per werknemer op tijd en correct te regelen. Deze verplichting is ondanks het verstrijken van de jaren sinds de start van de oorlog in Oekraïne nog steeds van kracht.

Ontbindende voorwaarde arbeidsovereenkomst 

Een Oekraïense werknemer heeft, net als iedere andere werknemer, recht op duidelijke arbeidsvoorwaarden. Leg de afspraken daarom goed vast in een arbeidsovereenkomst. Denk aan salaris, arbeidsduur, vakantiedagen, functie en de duur van het dienstverband.

Het is verstandig om een ontbindende voorwaarde op te nemen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen als de werknemer zonder werkvergunning niet meer mag werken.

Een fout in de arbeidsovereenkomst of het niet correct naleven van de regels kan onnodige risico's voor jou als werkgever opleveren.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Wil je zeker weten dat je aan de regels rondom vluchtelingen uit Oekraïne en de tijdelijke bescherming voldoet? En wil je voorkomen dat je risico loopt of een boete krijgt? Laat je op tijd adviseren door de juristen Arbeidsrecht van aaff of de specialisten van aaff Salaris- en Personeelsdiensten.