Benut jij als DGA de vrije ruimte van de WKR?

Wat is de werkkostenregeling?

Simpel gezegd houdt de werkkostenregeling (WKR) in dat je als werkgever op jaarbasis maximaal 2% (2025) over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan € 400.000, dan geldt voor het meerdere 1,18%. Deze 2% (of 1,18%) wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Gaan de vergoedingen de vrije ruimte te boven, dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80%. Voorwaarde voor het kunnen toepassen van de werkkostenregeling is wel dat jouw inkomen niet bestaat uit een stamrecht- of pensioenuitkering.

Als je als DGA bijvoorbeeld een loon van € 80.000 geniet, dan heb je een vrije ruimte van € 1.600. Dit bedrag kan (onder voorwaarden) als eenmalige bonus met het salaris van december uitbetaald worden. 

Eventueel al genoten vergoedingen komen uiteraard in mindering op de bovengenoemde € 1.600. Over deze bonus betaal je géén loon- en inkomstenbelasting en premie ZVW. Het bedrag is ook aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting en vermindert je toekomstige heffing in box 2 van de inkomstenbelasting. Een mooie mogelijkheid om vermogen vanuit de bv-structuur onbelast naar privé te halen en belasting te besparen. Ook als de eenmalige bonus uitkomt boven de resterende vrije ruimte is dit meestal fiscaal aantrekkelijker dan extra regulier loon uitkeren.

Vaste (maandelijkse) kostenvergoeding

Ontvang je een vaste kostenvergoeding die niet in mindering komt op de vrije ruimte? Dan vereist de Belastingdienst een nieuwe onderbouwing van die vergoeding als sprake is van gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld als je nu meer thuis werkt. Je houdt dan gedurende een periode van een aantal maanden bij welke kosten je maakt (die je niet declareert!). Op basis daarvan stel je het nieuwe bedrag vast.  

Administratieve verplichtingen

Het is van belang om het geheel schriftelijk vast te leggen. Enerzijds vanwege juridische regelgeving. Anderzijds is vastlegging gewenst om aan te kunnen tonen dat de bonus en/of andere vergoedingen in 2025 voor de werkkostenregeling zijn aangewezen. De vastlegging vindt plaats in de notulen van de algemene vergadering (van aandeelhouders) van de bv. Die moeten vóór 1 januari 2026 zijn ondertekend. 

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Heb je als DGA hulp nodig om de juiste keuze te maken en de werkkostenregeling optimaal te benutten? Neem contact op met de specialisten van aaff Salaris- en Personeelsdiensten.