Loonbeslag en privacy, wat zijn de regels voor werkgevers?

Wat is loonbeslag?

Loonbeslag betekent dat een deurwaarder een deel van het salaris van een werknemer inhoudt om openstaande schulden af te lossen. Je ontvangt als werkgever hiervoor een officieel document: het beslagexploot. Hierin staat onder meer welk bedrag moet worden ingehouden en afgedragen.

Omdat loonbeslag invloed heeft op de salarisadministratie, ben je verplicht om de aanwijzingen van de deurwaarder op te volgen.

Mag je persoonsgegevens verwerken bij loonbeslag?

Bij loonbeslag mag je persoonsgegevens verwerken omdat hiervoor een wettelijke verplichting geldt. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daar een geldige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen:

• wettelijke verplichting;
• uitvoering van een overeenkomst;
• toestemming;
• bescherming van vitale belangen;
• taak van algemeen belang of openbaar gezag;
• gerechtvaardigd belang.

Bij loonbeslag is de belangrijkste grondslag de wettelijke verplichting. Je verwerkt de gegevens immers om te voldoen aan het beslag dat door de deurwaarder is opgelegd.

Welke gegevens mag je verwerken?

De AVG schrijft voor dat je niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is. Dit heet dataminimalisatie.

Bij loonbeslag betekent dit dat je alleen de gegevens gebruikt die nodig zijn om het beslag correct uit te voeren binnen je salarisadministratie. Het verwerken van aanvullende informatie die niet noodzakelijk is voor het loonbeslag, is niet toegestaan.

In sommige situaties kan er daarnaast een andere grondslag van toepassing zijn. Bijvoorbeeld wanneer afspraken worden gemaakt in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Denk daarbij aan een situatie waarin een werknemer toestemming geeft om zijn leidinggevende te informeren over praktische gevolgen van het loonbeslag.

Hoe lang moet je gegevens over loonbeslag bewaren?

Werkgevers zijn wettelijk verplicht hun loonadministratie zeven jaar te bewaren. Deze bewaarplicht geldt ook voor documenten die betrekking hebben op loonbeslag, zoals:

• loonstroken waarop het loonbeslag is verwerkt;
• het beslagexploot van de deurwaarder;
• overige documenten die onderdeel zijn van de loonadministratie.

Documenten die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen, zoals persoonlijke notities of gespreksverslagen, hoef je niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Het is verstandig dergelijke documenten tijdig te verwijderen om zorgvuldig om te gaan met de privacy van je medewerkers.

Meer weten?

aaff is graag overal van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en voor inzicht te zorgen. Heb je vragen over loonbeslag, salarisadministratie of de privacyregels voor werkgevers? Neem contact op met onze specialisten.